Casi toda firma pequeña empieza igual: una hoja de cálculo con las fórmulas afinadas a lo largo de los años, una carpeta por cliente y la memoria del socio que lleva la relación. Funciona, y funciona bien, hasta cierto número de clientes. Lo que se rompe primero no es el cálculo: es saber en qué va cada quien y poder explicar, meses después, de dónde salió un número.
Si estás mirando con qué reemplazar esa hoja, estas siete preguntas sirven para cualquier herramienta. La última sección dice qué contesta Comti en cada una, incluidas las que contesta mal.
1. ¿De dónde salen los datos y puedes corregirlos?
Teclear un certificado de ingresos y retenciones es lento y es donde entran los errores. Una herramienta que lea el documento ahorra tiempo real, pero lo importante es lo que pasa después de leerlo: si te muestra lo que entendió, campo por campo, y te deja corregirlo antes de calcular.
Una lectura automática que no se puede revisar es peor que teclear, porque el error queda escondido. Pregunta también qué pasa cuando el cliente tuvo dos empleadores, o cuando el PDF viene escaneado.
2. ¿Puedes explicar de dónde salió el número?
Esta es la pregunta que separa una herramienta seria de una calculadora bonita. Tu cliente te va a preguntar por qué le da distinto a la sugerida, y la DIAN puede preguntarte mucho después. Necesitas poder abrir la declaración y ver qué dato alimentó cada renglón, qué límite topó y qué regla se aplicó.
Un caso particular: si el cálculo lo hace un modelo de lenguaje, no hay traza posible. Un modelo puede dar dos respuestas distintas a la misma pregunta, y eso en una declaración es inaceptable. Pregunta explícitamente si el cálculo es determinista.
3. ¿Dónde viven los documentos del cliente?
Los soportes llegan por WhatsApp, por correo y a veces en físico. Si la herramienta liquida pero no guarda los documentos, la carpeta desordenada sigue existiendo y ahora tienes dos sistemas. Mira si el cliente puede subirlos él mismo, si quedan asociados a su declaración y si puedes encontrarlos el año siguiente.
4. ¿Quién firma y quién responde?
Ninguna herramienta asume tu responsabilidad profesional. La declaración la presenta y la firma el contribuyente, y tu nombre está en el trabajo. Desconfía de cualquier proveedor que insinúe lo contrario: no es una función, es una promesa que no puede cumplir.
La pregunta práctica no es "¿quién responde?", sino "¿qué tan fácil me deja revisar antes de aprobar?". Una herramienta que te obliga a revisar es una herramienta que te protege.
5. ¿Qué pasa con los datos de tus clientes?
Vas a subir nombres, cédulas, ingresos y patrimonios de terceros. Eso es tratamiento de datos personales bajo la Ley 1581 de 2012, y tú eres responsable frente a tus clientes. Lo mínimo que debes poder responder:
- ¿Los datos se guardan cifrados, y quién puede verlos dentro del proveedor?
- ¿Hay un tercero que los procesa —un servicio de inteligencia artificial, por ejemplo— y cuál?
- ¿Esos datos entrenan modelos, o se usan sólo para prestarte el servicio?
- ¿Dónde están los servidores y qué pasa si cierras la cuenta?
- ¿Puedes exportar todo lo tuyo sin pedir permiso?
Si alguna respuesta no está escrita en algún lado, pídela por escrito. Es la conversación que tus clientes esperan que hayas tenido.
6. ¿Cómo se comporta en temporada?
En marzo todas las herramientas se ven bien. La prueba es en el pico: cuando tienes decenas de clientes en etapas distintas y la mitad no ha mandado nada. Mira si hay un estado por cliente, si puedes pedirle documentos a veinte personas sin escribir veinte mensajes y si te avisa de quién está atrasado sin que tú lo recuerdes. De eso va la otra guía.
7. ¿Cómo se cobra?
Cobrar por declaración parece barato hasta que tienes muchos clientes; cobrar por suscripción parece caro hasta que los tienes. Lo que conviene mirar es qué pasa con los casos que no terminan: el cliente que nunca mandó los papeles, el que se fue a mitad de camino, el que hay que rehacer. Y si hay una forma de probar la herramienta con clientes de verdad antes de comprometer la temporada.
Qué contesta Comti en cada punto
- Datos: lee el Formulario 220 del cliente y te muestra cada casilla para que la confirmes antes de calcular.
- Trazabilidad: el cálculo lo hace un motor determinista con las reglas del Estatuto Tributario, no un modelo de lenguaje, y el borrador del Formulario 210 se revisa renglón por renglón.
- Documentos: cada cliente tiene su ficha, y un portal propio por donde sube sus soportes sin crear cuenta.
- Responsabilidad: nada avanza sin que tú lo apruebes, y la declaración la presenta el contribuyente en MUISCA. Comti no presenta ante la DIAN.
- Datos personales: los datos de tus clientes se guardan cifrados. Google Gemini los lee para extraer la información de los documentos y para redactar explicaciones; está escrito en la política de privacidad y en Sobre Comti.
- Temporada: tablero con cada cliente en su etapa, recordatorios, plantillas de mensajes y operaciones en lote.
- Cobro: las primeras declaraciones de clientes son gratis; después, una suscripción de la firma sin límite de declaraciones. Tu propia declaración nunca consume cupo.
Y lo que Comti no hace, para que no lo descubras en marzo: no lleva contabilidad, no liquida IVA ni retenciones de tus clientes empresa, no soporta responsables de IVA, y no presenta nada ante la DIAN. Es una herramienta para la renta de personas naturales, sobre todo asalariadas.
Si quieres ver cómo se ve eso en pantalla, está en la página para contadores, con el recorrido completo de una declaración.