La declaración no se atrasa por el cálculo. Se atrasa porque falta un certificado, y ese certificado falta porque se pidió en un mensaje largo, un domingo, junto con otras tres cosas. La lista de abajo es la completa; lo que la hace útil no es su largo, sino cómo se entrega.
Lo que se pide siempre
- Cédula y RUT actualizado. El RUT sirve además para confirmar qué responsabilidades tiene anotadas.
- Certificado de ingresos y retenciones (Formulario 220) de cada empleador del año. Si tuvo dos trabajos, son dos.
- Certificados bancarios a 31 de diciembre: saldos de cuentas, CDT e inversiones, y los rendimientos del año.
- Certificados de deudas a 31 de diciembre: hipoteca, vehículo, libranza, tarjetas.
- Declaración del año anterior, si la hubo. Es la que amarra el patrimonio de un año al siguiente.
Lo que depende de sus deducciones
- Medicina prepagada o plan complementario: el certificado anual de la entidad.
- Intereses de crédito de vivienda: el certificado del banco, que separa intereses de abonos a capital.
- Dependientes: los documentos que acrediten el parentesco y la situación de cada uno.
- Aportes voluntarios a pensión y cuentas AFC: el certificado del fondo.
- Aportes a salud y pensión como independiente, si los hubo.
Lo que depende de su patrimonio
- Inmuebles: escritura, impuesto predial del año y avalúo catastral.
- Vehículos: tarjeta de propiedad y el impuesto del año.
- Acciones, participaciones o criptoactivos: certificado o extracto a 31 de diciembre.
- Préstamos que le deben a él, con su soporte.
Lo que depende de lo que pasó ese año
- Compró o vendió inmueble o vehículo: escritura o contrato, y los gastos asociados.
- Recibió una liquidación laboral, una herencia o una indemnización: el soporte correspondiente.
- Recibió arriendos u honorarios: certificados de retención de quien le pagó y los soportes de sus gastos.
- Tuvo cuentas, ingresos o bienes en el exterior: ahí el caso cambia de categoría y conviene tratarlo aparte desde el principio.
Pedir todo a todos es la forma más segura de que nadie mande nada. La lista se arma por situación: primero cinco preguntas cerradas —¿tuvo más de un empleador?, ¿tiene crédito de vivienda?, ¿compró o vendió algo?, ¿tiene gente a cargo?, ¿recibió arriendos?— y de ahí sale la lista corta que le toca a ese cliente.
Cómo pedirlo una sola vez
Un mensaje, una lista, un lugar
El mensaje dice qué necesitas, por qué lo necesitas y hasta cuándo. La lista va como lista, no dentro de un párrafo. Y el lugar donde suben los documentos es uno solo: si le das tres opciones, vas a terminar buscando en tres partes.
Nombra los documentos como los llama quien los tiene
"El certificado de ingresos y retenciones, el que te da tu empresa en marzo" funciona mejor que "el 220". Y para los certificados bancarios, decir "el que dice el saldo al 31 de diciembre" evita que te manden el extracto de septiembre.
Pon una fecha, y que no sea la del vencimiento
La fecha que le das al cliente tiene que dejarte margen para revisar, preguntar y corregir. Si tu fecha es la de la DIAN, estás trabajando sin red.
Dos recordatorios, y después una conversación
El primero a los pocos días, el segundo con la fecha encima. Si no llega nada, avisar que su declaración se reprograma es mejor que asumirla y hacerla de afán.
Qué revisar apenas llegan
- Que sean del año gravable correcto. El error más común de todos.
- Que el nombre y la cédula sean del cliente, y no del cónyuge.
- Que el certificado bancario diga saldo a 31 de diciembre, no un saldo cualquiera.
- Que estén completos: un PDF de una sola página cuando el documento tiene dos.
- Que se lean. Una foto borrosa hoy es una llamada mañana.
El cliente que dice "no tengo nada"
Casi nunca es cierto: lo que no tiene es la costumbre de guardarlo. El certificado de ingresos se pide en recursos humanos, los certificados bancarios se descargan del portal del banco, el predial llega al correo y el de prepagada se pide a la entidad. Mandarle dónde se consigue cada uno —una línea por documento— convierte una respuesta de "no tengo" en una tarde de trabajo suya, no tuya.
Cómo lo resuelve Comti
Cada cliente tiene su ficha y su portal: entra con un enlace, sin crear cuenta, y sube ahí sus documentos, que quedan asociados a su declaración. Las plantillas de mensaje evitan escribir lo mismo cincuenta veces, y los recordatorios no dependen de que te acuerdes. El certificado de ingresos y retenciones se lee solo, y tú confirmas lo leído antes de calcular.
Cómo sostener eso en temporada está en la guía de la temporada; qué mirar antes de elegir herramienta, en la de software; y el recorrido completo, en Comti para contadores.